طبق برنامه ریزی صورت گرفته از سوی رئیس سازمان میراث فرهنگی، اين میتینگ در روز پنجشنبه 29/1/92 در محل استادیوم آزادی با حضور بیش از یکصد هزار نفر از اعضای سازمانها و دستگاه های مختلف سراسر کشور تحت عنوان جشن و مراسم تقدیر از دست اندر کاران سفرهای نوروزی برگزار خواهد شد.
انتخاب پوشش تقدير از برگزار کنندگان سفرهاي نوروزي در حاليست که بر اساس برنامه ريزيهايي انجام شده، قرار است که از کانديداي انتخاباتي جريان انحرافي نيز با وجود اينکه مسئوليت کنوني او هيچ ارتباطي به اين همايش ندارد، رونمايي شود.
همچنين کلیه هزینه های مربوط به ساخت جايگاه، نور، صدا، تصویر برداری، دعوت از هنرمندان، موسیقی، مجری، قاری، تبلیغات محیطی، چاپ کارت های دعوت و هزینه های مرتبط از محل یکی از مراکز وابسته به سازمان میراث تامین شده که حدود بیش از 800 میلیون تومان برآورد شده است.
از سوي ديگر براي پر کردن ورزشگاه بزرگ آزادي، برای تمام استانها و سازمانها سهمیه مشخص شده است تا با حضور پرسنل و مرتبطین خود استادیوم آزادی را پر کنند که از جمله می توان به سهمیه های اختصاصی زير اشاره کرد:
هلال احمر: 30 هزار نفر، سازمان میراث فرهنگي: 20 هزار نفر، سازمان حمل و نقل و راهداری: 10 هزار نفر، وزارت کشور (فرمانداران، بخشداران، شهرداران و ...): 10 هزار نفر، آموزش و پرورش (دانش آموزان و کادر استانهای تهران، البرز، قزوین، قم و...): 10 هزار نفر، بخش خصوصی و گردشگری: 10 هزار نفر و...
پرسنل سازمان میراث فرهنگي هم براي حضور در مراسم به همراه خانوادههاي خود (حداکثر تا 10 نفر) توجیه و مقرر شده است که ظرف تا تاریخ 24/1/92 لیست نفرات خود را برای دریافت کارت ارائه کنند.
همچنين گفته می شود در پی هماهنگی با وزیر ارتباطات مقرر شده است که شرکت رایتل وابسته به سازمان تامین اجتماعی، مسئولیت پذیرايی (بستههای پذیرايی و ناهار روز مراسم) را به سبک هواپیمایی و توسط کترینگ هواپیمایی ماهان تهیه و آماده و در میان مدعوین توزیع کند که برای این کار هزینه هر نفر 40 هزار تومان برآورد شده است.
تا کنون حدود 250 هزار قطعه کارت دعوت چاپ و آماده توزیع شده است که پیش بینی می شود مدعوین بیش از 120 هزار نفر باشند.
سازمان میراث فرهنگی مبالغی را تحت عنوان هزینه های سفر نوروزی به استانها به منظور هزینه حمل و نقل و پذیرايی بین راهی مدعوین اختصاص داده است که جمعاً حدود 6 میلیارد تومان تخمین زده می شود.
شنیده شده است برخی از مدعوین مراسم روز 29 فروردين از نحوه جمع آوری لیست افراد و حضور در مراسم و فیلم و عکس برداری و ... ابراز نگرانی کرده و احتمال می دهند که پس از سپری شدن این مقطع، در آینده با مشکلات جدی مواجه شوند، بنابراين تمایل چنداني برای حضور در مراسم ندارند.
برخی از مدعوین نيز از نحوه هزینه کردها و مخارج این مراسم که منشأ آن نامشخص و شبهه ناک است ابراز نگرانی کرده و عقیده دارند حضور در این مراسم صحيح نيست.
روز شنبه 17/1/92 نيز مراسم جشنی تحت عنوان تقدیر از دست اندر کاران ستاد سفرهای نوروزی در سراسر کشور با حضور خانوادههاي آنها همراه با ضیافت شام و اهداي هدایا برگزار شده بود که برخی از مسئولین استانها از این اقدام ناراضی و اینگونه اقدامات را در راستای فعالیت زودهنگام انتخاباتی تلقی و از حضور در مراسم خودداری کردند.