شایع ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی

به گزارش نما به نقل از ایرنا، محمدمهدی انجم شعاع درباره چگونگی صدور مجوز فعالیت دفاتر اسناد رسمی نیز گفت: در قانون بر دو شیوه برگزاری آزمون سراسری و استفاده از امتیاز ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی تاکید شده است.

وی با بیان اینکه آزمون سراسری به هنگام اعلام نیاز ادارات ثبت و انتشار آگهی از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام می شود، افزود: متقاضی پس از کسب حدنصاب در آزمون کتبی، توسط هیات هایی که توسط رییس قوه قضاییه تعیین می شوند، مورد آزمون شفاهی یا اختبار قرار می گیرند و در صورت موفقیت به کسب نصاب لازم، به عنوان روسای دفاتر اسناد رسمی منصوب می شوند.

این مقام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، درباره زمان برگزاری آزمون دفاتر اسناد رسمی، اظهار داشت: اگر با توجه به جمعیت شهرها و حجم اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی، احساس به تاسیس دفاتر جدید شود، از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، آزمون برگزار خواهد شد.

وی موضوع استفاده از امتیاز ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی را این گونه توضیح داد که وقتی سردفتری به سن بازنشستگی می رسد، مجاز است کسی را که دارای شرایط احراز سردفتری است به سازمان ثبت معرفی کند.

این مقام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اضافه کرد: این سازمان هم پس از تایید صلاحیت و اختبار نامبرده، مجوز فعالیت به عنوان سردفتر جدید را به وی اعطا می کند.

انجم شعاع مورد دیگری از اجرای ماده 69 قانون ثبت را مربوط به فوت سردفتردار دانست و اضافه کرد: هنگامی که سردفتری فوت کند، ورثه او حق دارند کسی را برای جانشین سردفتر متوفی به سازمان ثبت معرفی کنند که شخص معرفی شده در صورت موفقیت در مراحل اختبار، به سردفتری همان دفتر منصوب می شود.

رعایت فاصله 300 متری بین دفاتر اسناد رسمی ضروری است

وی با یادآوری اینکه در مورد فاصله بین دفاتر اسناد رسمی، مقررات قانونی مشخصی وجود ندارد، ادامه داد: این سازمان به عنوان توصیه نامه ای به ادارات ثبت استان ها رعایت فاصله 300 متر بین هر دفتر اسناد رسمی را مطرح کرده است.

معاون سازمان ثبت با تاکید بر اینکه این بخشنامه جنبه توصیه ای دارد و الزامی برای رعایت آن نیست، اضافه کرد: چه بسا با توجه به تراکم جمعیت و حجم کاری که در یک منطقه وجود دارد، ضرورتی برای رعایت فاصله نباشد و یا در جایی دیگر این فاصله مهم باشد و اقتضا کند که رعایت شود.

وی تصریح کرد: تلاش بر این است که دفاتر اسناد رسمی به صورت مناسبی در سطح شهر توزیع شوند تا دسترسی به آن ها آسان باشد.

انجم شعاع، مضرات ازدیاد دفاتر اسناد رسمی را ایجاد مشکل در تامین هزینه ها و درآمدها عنوان کرد و گفت: وقتی دفاتر افزایش یابد تامین هزینه هایی نظیر حقوق کارکنان، اجاره، برق، تلفن و غیره با مشکل مواجه می شود که در آن صورت درآمد سردفتردار، سهم دفتریار از حق التحریر و حق کانون سردفتران محقق نمی شود.

وی اضافه کرد: این کمبود درآمد، زمینه ای برای بعضی تخلفات فراهم می کند که جذب غیر متعارف و دور از شان سردفتری کار، یکی از آنهاست و چه بسا تخلفاتی هم انجام شود.

این مقام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، ادامه داد: ممکن است سردفتر به صورت عرفی و اخلاقی، نسبت به کسانی که کار به او ارجاع می کنند، بدهکار شود و سردفتر احساس دین کرده و وادار می شود به بعضی تقاضاها در اجرا نکردن برخی مقررات تن دهد.

وی تبعات نامطلوب دیگر این مشکل را متوجه کارکنان دفاتر اسناد رسمی دانست و اظهار داشت: وقتی که درآمد دفترخانه پایین باشد، حقوق کمتری هم به کارکنان دفترخانه خواهد رسید و آنها در معرض خطراتی نظیر رعایت نکردن مقررات و انجام کارهای خلاف قرار گیرند.

نظارت بازرسین سازمان ثبت اسناد و سازمان بازرسی کل کشور بر فعالیت دفاتر اسناد رسمی

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد کشور، فراوان ترین نظارت بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی را به فعالیت بازرسان ادارات ثبت شهرستان ها منصوب کرد و گفت: بازرسین ادارات ثبت به صورت دوره ای به دفاتر مراجعه می کنند و تنظیم اسناد از جهات مختلف کنترل می شود.

وی، اضافه کرد: گاهی بازرسی، کلی است و تمام اسناد در دوره ای مشخص مورد بازرسی و کنترل قرار می گیرد و گاهی هم به صورت گزیده ای، تعدادی از اسناد یک دفترخانه کنترل می شود و اگر تخلفی باشد، برخورد خواهد شد.

انجم شعاع، نحوه دیگر نظارت بر دفاتر اسناد رسمی را مداخله اداره کل نظارت، بازرسی و پاسخگویی به شکایات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ذکر کرد و گفت: کارشناسان این اداره کل، به طور متناوب به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می کنند که این کار هم به صورت مستقل و هم با همکاری بازرسان ادارات ثبت محل، انجام می شود.

وی سومین نوع نظارت بر دفاتر اسناد رسمی را بازرسی کارشناسان سازمان بازرسی کل کشور ذکر کرد و افزود: بازرسان این سازمان در بخش مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به دفاتر مراجعه می کنند و نتایج گزارشات بازرسی به سازمان ثبت ارسال می شود، چنانچه تخلفی صورت گرفته باشد، برخورد می شود و اگر لازم باشد، اصلاحی انجام شود، حتی المقدور مورد عمل قرار می گیرد.

برخی تخلفات دفاتر اسناد رسمی، وصف کیفری دارد

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، درباره تخلفات روی داده در دفاتر اسناد رسمی نیز توضیح داد: تخلفات از تنوع زیادی برخوردار است که به عنوان مثال می توان گفت وقتی یک سند رسمی تنظیم می شود، سردفتر باید مستندات و مدارکی از طرفین دریافت کند، استعلام ها و مجوزهای لازم نیز اخذ شده باشد که اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده است.

وی کوتاهی در وصول حقوق دولتی از متقاضیان تنظیم سند را دیگر تخلف احتمالی در دفاتر اسناد رسمی دانست و ادامه داد: این حقوق مانند مالیات نقل و انتقال خودرو و حق الثبت اسناد است که ممکن است گاهی در وصول حقوق دولت کوتاهی صورت گیرد.

انجم شعاع با تاکید بر اینکه برخی تخلفات انجام شده در دفاتر اسناد رسمی، وصف کیفری هم دارد، گفت: ممکن است این تخلفات مانند حضور نداشتن طرفین معامله در دفتر و تنظیم سند، طبق ماده 100 قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته و برای آن مجازات کیفری هم در نظر گرفته شود.

وی خاطرنشان کرد: رعایت نکردن مقررات و آنچه در قانون به عنوان وظیفه برای دفاتر اسناد رسمی پیش بینی شده، قابل پیگرد و برخورد است.

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با بیان اینکه آماری از حیث فراوانی تخلفات در اختیار نداریم، اظهار داشت: برای رسیدگی به تخلفات دفاتر اسناد رسمی در هر اداره کل ثبت یک نفر جانشین دادستان انتظامی و در بعضی استان ها نیز دادیار انتظامی حضور دارند و به تخلفات رسیدگی می کنند.

وی اضافه کرد: در هر استانی یک دادگاه بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران وجود دارد که پرونده ارسالی از سوی دادستان انتظامی را مورد رسیدگی قرار می دهد.

انجم شعاع به وجود دادگاه تجدیدنظر در این باره نیز اشاره کرد و گفت: در مواردی هم که به احکام صادر شده از سوی دادگاه بدوی اعتراض شود، پرونده برای بررسی به دادگاه تجدیدنظر که در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مستقر است، ارسال می شود.